هر روز بیش از ۳۳۲ میلیارد ایمیل در سراسر جهان ارسال می‌شود. ارسال ایمیل برای بسیاری از ما به اندازه‌ای معمول شده که اغلب فراموش می‌کنیم چگونه یک ایمیل خوب می‌تواند اهداف حرفه‌ای‌مان را تحت تأثیر قرار دهد. اما واقعیت این است که یادگیری نحوه نوشتن یک ایمیل حرفه‌ای، یکی از مهارت‌های ضروری برای برقراری ارتباط مؤثرتر و ایجاد روابط قوی در محل کار است.
آیا شما هم با خود فکر کرده‌اید: چگونه می‌توانم مقصودم را مختصر و مفید بیان کنم؟ لحن مناسب چیست که حرفه‌ای باشد ولی رسمی و خشک به نظر نرسد؟ آیا باید با “سلام” شروع کنم یا “آقا/خانم عزیز”؟ در این مقاله، ساختار یک ایمیل حرفه‌ای را بررسی می‌کنیم و نکاتی را برای نوشتن آن به‌طور مؤثر ارائه می‌دهیم. همچنین توضیح می‌دهیم که چرا گاهی نوشتن یک ایمیل رسمی با رعایت اصول ایمیل‌نویسی برای پیشرفت شغلی‌تان ضروری است و به چند نمونه کاربردی برای شروع اشاره خواهیم کرد.
کسب و کار خود را متحول کنید:
چرا یادگیری نحوه نوشتن ایمیل حرفه‌ای مهم است؟
دنیای امروز به سرعت دیجیتالی می‌شود و این تغییر در زندگی کاری ما نیز نمایان است. بیشتر ارتباطات ما آنلاین انجام می‌شود. در حقیقت، در ایالات متحده حدود ۷۴٪ از افراد نسل‌های جدید، کانال‌های دیجیتال را به ارتباطات رو در رو ترجیح می‌دهند.
ارتباطات دیجیتال، برخلاف طبیعت انسانی ما، فاقد نشانه‌های کلامی و غیرکلامی مانند زبان بدن و تماس چشمی است. بنابراین، باید بدانیم چگونه پیام‌هایی بنویسیم که به وضوح بیانگر مقصود ما باشند. دانستن نحوه نوشتن یک ایمیل مؤثر می‌تواند به ما در موارد زیر کمک کند:
- اعتبار حرفه‌ای: ایمیل‌های حرفه‌ای و منسجم، قابلیت اطمینان و کارآیی شما را نشان می‌دهند.
- وضوح: ارائه اطلاعات به صورت واضح، روابط حرفه‌ای را تقویت و سوءتفاهم‌ها را کاهش می‌دهد.
- کارآیی: ارتباطات مختصر و روشن از اتلاف وقت جلوگیری کرده و فرآیندها را تسهیل می‌کند.
- پیشرفت: رعایت اصول ارتباطی می‌تواند به دستیابی به اهداف شغلی، افزایش حقوق و ارتقاء حرفه‌ای کمک کند.
چگونه یک ایمیل حرفه‌ای بنویسیم
هر بخش از یک ایمیل، از موضوع تا امضا، نقش مهمی دارد. در ادامه، هشت نکته برای نوشتن یک ایمیل حرفه‌ای ارائه می‌شود:
- سلام مناسب: با یک سلام حرفه‌ای و دوستانه شروع کنید که با توجه به رابطه‌تان با گیرنده انتخاب می‌شود.
- هدف خود را مشخص کنید: قبل از نوشتن، به هدف اصلی ایمیل خود فکر کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا لحن مناسب را انتخاب کنید.
- مقصود خود را توضیح دهید: پس از مشخص کردن هدف، به‌طور مختصر دلیل نوشتن ایمیل را بیان کنید.
- به اصل مطلب بپردازید: ایمیل‌های حرفه‌ای باید کوتاه و مختصر باشند. با ۳ تا ۵ جمله و حداکثر سه پاراگراف پیام خود را انتقال دهید.
- با احترام تمام کنید: ایمیل را با جمله‌ای محترمانه به پایان برسانید.
- به درستی امضا کنید: از امضاهای رایج و محترمانه مانند “با احترام” یا “ممنون” استفاده کنید.
- نوشتن امضای مناسب: امضای ایمیل شما می‌تواند شامل نام کامل، عنوان شغلی، نام شرکت و اطلاعات تماس اضافی باشد.
- ایمیل را ویرایش کنید: قبل از ارسال، ایمیل را بررسی و ویرایش کنید تا از وضوح و درستی آن اطمینان حاصل کنید.
اکنون ایمیل را ارسال کنید
یادگیری نوشتن یک ایمیل حرفه‌ای، مهارتی ضروری برای موفقیت در دنیای دیجیتال است. با کمی تمرین و بهبود مداوم، می‌توانید در ارتباطات شغلی خود موفق‌تر باشید. به پیام خود فکر کنید، آن را مختصر نگه دارید و دوبار بررسی کنید. سپس، با اطمینان دکمه ارسال را فشار دهید.