فرآیند مدیریت عملکرد چیست؟
فرآیند مدیریت عملکرد
مواردی که خواهید آموخت:
مراحل فرآیند مدیریت عملکرد
1. برنامه‌ریزی
2. مربی‌گری[1]
3. بازبینی
4. اقدام عملی
فرآیند مدیریت عملکرد چیست؟
فرآیند مدیریت عملکرد فرآیندی مشارکتی و مبتنی بر ارتباطات است که در آن، کارکنان و مدیریت با یکدیگر برای برنامه‌ریزی، نظارت و بازبینی اهداف کارکنان، اهداف بلند مدت، مسیر شغلی و مشارکت فراگیر در امور شرکت، همکاری می‌کنند.
این فرآیند پیوسته بوده و جلسات مرتبی در طی آن برگزار می‌شود که مدیریت و کارکنان، هر دو این فرصت را دارند تا بازخورد خود را ارائه داده و بازخورد دریافت کنند.
بر اساس پژوهش مؤسسۀ گالوپ[2] در ارتباط با وضعیت محل کار آمریکایی‌ها، تنها %22 کارکنان به شغل خود متعهد بوده و پیشرفت می‌کنند. کارکنانی که متعهد هستند و پیشرفت می‌کنند، بیشتر احتمال دارد تا عملکرد کاری بالای خود را حتی به هنگام بروز مشکلات، حفظ کنند. همچنین، این بدین معناست که %78 نیروی کاری می‌توانند عملکرد بهتری داشته باشند، تنها در صورتی که سازمان آن‌ها فرآیند مدیریتی درستی را اتخاذ کند.
برخی از عللی که برای فقدان انگیزه در این پژوهش به آن‌ها استناد شده است عبارت‌اند از اعطای ترفیع به کارکنانی که استحقاق آن را ندارند، فقدان بازخورد قابل پیگیری و عدم مشارکت کارکنان در تنظیم اهداف توسط مدیریت. تمامی موارد ذکر شده نشان‌دهندۀ اهمیت فرآیند مدیریت عملکرد بوده و این که چرا هر قسمت از آن باید به درستی اجرا شود تا کل فرآیند موفقیت آمیز باشد.
زمانی که فرآیند مدیریت عملکرد به درستی اجرا شود، قادر است مشکلات ذکر شده را حل کرده و مسیر را برای دستیابی کارکنان به اهدافشان و اهداف کلی شرکت هموار سازد.
مراحل فرآیند مدیریت عملکرد
مراحل فرآیند مدیریت عملکرد می‌تواند به چهار دستۀ کلی تقسیم شود: برنامه‌ریزی، مربی‌گری، بازبینی و پاداش‌دهی. هر مرحله به طور برابر مهم بوده و با یکدیگر استخوان‌بندی اصلی فرآیند مدیریت عملکرد شرکت را تشکیل می‌دهند.
1. برنامه‌ریزی
اولین مرحلۀ فرآیند مدیریت عملکرد برنامه‌ریزی است.
1.1 مرحلۀ تعریف
فرآیند مدیریت عملکرد با برنامه‌ریزی آغاز می‌شود.
لازم است که قسمت منابع انسانی و مدیریت ابتدا خود شغل را تعریف کنند که شامل شرحی فراگیر، اهداف بلند مدت و کوتاه مدت، شناسایی اهداف کلیدی و توسعۀ معیاری مشخص برای تعیین چگونگی ارزیابی این اهداف می‌شود.
اهداف باید واضح بوده و در فرمت اسمارت[3] (دقیق، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، متناسب و مبتنی بر زمان) تعریف شوند و باید استانداردهای کارایی به طور واضح تعیین گردند.
1.2 مرحلۀ بازخورد
زمانی که مدیریت مرحلۀ تعریف را تکمیل کرد، کارکنان باید این فرصت را داشته باشند تا به نتیجۀ آن ورودی بدهند. این کارکنان هستند که کار را انجام می‌دهند و بینشی کلیدی از این مطلب دارند که چه مهارت‌ها، شایستگی‌ها و اهدافی می‌توانند به نحو احسن به شرکت کمک کنند تا به اهداف سازمانی خود دست یابد.
1.3 مرحلۀ تأیید
مدیریت و کارکنان هر دو، تعریف نقش‌ها، اهداف و مقاصد را قبول دارند.
با مشارکتی ساختن اولین مرحله از فرآیند مدیریت عملکرد، مدیریت مسیر را برای مشارکتی ساختن کل فرآیند هموار می‌سازد و کارکنان مطابق تحقیقات مؤسسۀ گالوپ، حس می‌کنند که در امری مهم که همان تعیین اهداف می‌باشد سهیم هستند.
2. مربی‌گری
2.1 سازماندهی جلسات به شکلی زمان‌بندی شده و منظم
زمانی که پارامترهای شغل و اهداف شرکت برای آینده تعیین شد، مرحلۀ بعدی فرآیند مدیریت عملکرد آغاز می‌شود.
فرآیند مربی‌گری بسیار مهم بوده و باید به طور منظم انجام شود. جلسات باید حداقل هر سه ماه یکبار برگزار شوند، اگر چه حالت ایده‌آل آن جلسات ماهانه است.
2.2 فراهم‌سازی آموزش، مربی‌گری و راه حل‌های لازم
این جلسات باید به جای تمرکز بر اقدامات تنبیهی برای عملکرد ضعیف، بر راه حل‌ها و فرصت‌های مربی‌گری متمرکز شوند.
اگر مسئولیت‌پذیری به امری منفی تبدیل شود، کارکنان به جای صادق بودن دربارۀ بخشی که در آن دچار مشکل هستند، از آن پرهیز می‌کنند.
در برخی موارد، آموزش مدیریت در این زمینه می‌تواند برای یک سازمان بسیار مفید باشد.
2.3 درخواست بازخورد از طرفین
مدیریت باید بتواند بازخورد صادقانه ارائه دهد و همچنین بازخورد دریافت کند و با کارکنان همکاری داشته باشد تا این که حالتی ستیزه‌جویانه به خود بگیرد. در اینجا توانایی ارائۀ بازخورد قابل پیگیری اهمیت دارد.
2.4 بازدید اهداف در صورت لزوم
با ادامۀ فرآیند مدیریت عملکرد، مدیریت باید اهداف را بازبینی کرده تا ببیند نیازی به تغییر دارند یا خیر و همچنین باید به فرصت‌های توسعۀ شغل کارکنان خود توجه داشته باشد.
این مرحله شامل بازبینی عملکرد کلی کارکنان، این که خود فرآیند چطور پیش رفته است و همچنین شامل دادن پاداش، که بخش بسیار مهمی از فرآیند کلی است، می‌باشد.
3. بازبینی
3.1 بازبینی عملکرد کارکنان
در پایان دورۀ مدیریت عملکرد، باید یک بازبینی از عملکرد کارکنان وجود داشته باشد که گاهی اوقات ارزیابی کارایی نیز نامیده می‌شود. معمولاً این ارزیابی‌ها هر یک سال یکبار انجام می‌شوند تا ببینند که کارکنان در این مدت چگونه عمل کرده‌اند.
باید سابقۀ آماری واضحی از ارزیابی‌های گذشته وجود داشته باشد تا پیشرفت کارکنان در طول سال را نشان دهد. بررسی‌های ماهانه برای کمک به کارکنان در حل مشکلات، تعیین اهداف و سایر امور مرتبط با آینده است. بازبینی عملکرد تنها مرحله‌ایست که به عقب نگاه می‌اندازد تا عملکرد سال گذشته را ارزیابی کند.
3.2 بازبینی فرآیند مدیریت عملکرد
در این مرحله، این مسئله هم برای مدیریت و هم برای کارکنان حائز اهمیت است که نگاهی به سال گذشته بیندازند و ببینند که فرآیند مدیریت عملکرد چگونه عمل کرده است.
سؤالاتی که در اینجا می‌توان پرسید عبارت‌اند از:
آیا اهداف شخصی و سازمانی محقق شده‌اند؟ اگر نه، علت چیست؟
کارکنان با چه چالش‌هایی رو به رو بوده‌اند؟
چه آموزش‌هایی به عملکرد بهتر کارکنان کمک می‌کند؟
بازخورد مدیریت چه مقدار مفید بوده است؟ اگر مفید نبوده، علت چیست؟
فرآیند چگونه می‌تواند بهتر شود؟
آیا زمان به گونه‌ای مؤثر در این فرآیند صرف شده است؟
3.3 بازبینی دستیابی به اهداف کلی
البته یکی از سؤالات اصلی این است که «آیا کارکنان به اهدافشان رسیده‌اند؟» کارکنان در انجام وظایف محوله که در طول سال به آن‌ها داده شده است چقدر موفق بوده‌اند؟
توجه به هر دو اهداف کوچک و بزرگ مهم است چرا که این موضوع می‌تواند نشان‌دهندۀ قسمت‌های مشکل‌دار باشد که آموزش و دخالت‌های مدیریتی می‌تواند بر آن‌ها اعمال شود.
3.4 ارائۀ بازخورد قابل پیگیری
قسمتی کلیدی از بازبینی، ارائه و دریافت بازخورد است.
مدیریت باید به کارمندان، بازخوردی قابل پیگیری ارائه دهد تا آن‌ها نسبت به زمینه‌هایی که می‌توانند عملکرد آینده را بهبود ببخشند آگاه شوند.
از کارمندان نیز باید برای ارائۀ بازخورد دربارۀ فرآیند و این موضوع که مدیریت چگونه می‌تواند بهتر عمل کند، دعوت شود.
4. اقدام عملی
آخرین مرحله در فرآیند مدیریت عملکرد، اقدام عملی است.
4.1 پاداش و قدردانی
آخرین مرحلۀ فرآیند مدیریت عملکرد، پاداش و قدردانی است.
این مرحله کاملاً کلیدی است، چرا که اگر کارکنان دلیلی برای با انگیزه بودن نداشته باشند، اشتیاق خود را از دست می‌دهند. پاداش و قدردانی لزوماً پولی نیست، اگر چه معمولاً شامل پاداش پولی می‌شود. سایر پاداش‌ها می‌تواند پروژه‌های جدید، قدردانی به گسترۀ کل شرکت، مرخصی یا فرصت‌های رهبری و مدیریتی باشد.
4.2 فراهم نمودن زمینه برای دورۀ مدیریت عملکرد سال بعد
پایان دورۀ مدیریت عملکرد به مدیریت و کارکنان آخرین شانس را می‌دهد تا بازخورد خود را دربارۀ کل فرآیند ارائه داده و افکار و بازخورد خود برای مرحلۀ برنامه‌ریزی دورۀ سال آینده را بیان کنند.
[1] Coaching مربی‌گری که به آن کوچینگ هم می‌گویند.
[2] Gallup نام شرکتی آمریکایی است که در زمینۀ مشاوره و تحلیل سازمانی فعالیت می‌کند.
[3] SMART Format مخفف کلمات Specified (دقیق)، Measurable (قابل اندازه‌گیری)، Attainable (قابل دستیابی)، Relevant (متناسب) و Time-based (مبتنی بر زمان) می‌باشد.
منبع: Valamis.com
ترجمه: شبکه مترجمین
همچنین بخوانید: چه‌طور از آموزش به دموکراسی برسیم؟
