بعضی مواقع، نمی‌توانید با ارسال ایمیل یا نامه غیررسمی، کارتان را انجام دهید، بلکه باید به فکر نوشتن نامه رسمی باشید. برای نوشتن نامه رسمی، باید اصول نامه نوشتن انگلیسی رسمی را بدانید و نمونه نامه انگلیسی را نیز ببیند. اما اصول نامه نگاری رسمی انگلیسی چیست؟ چه مواقعی باید نامه رسمی بنویسیم؟ در این مطلب، همه چیز درباره نوشتن نامه اداری انگلیسی را برای‌تان خواهیم گفت. با ما همراه باشید!
ساختار نامه رسمی انگلیسی چیست؟
برای نوشتن نامه اداری انگلیسی، باید 0 تا 100 نامه نوشتن انگلیسی رسمی را بدانید تا بتوانید نامه‌ای صحیح و بدون ایراد بنویسید. پس از آن، باید مراقب باشید لحن نامه‌تان رسمی باشد و این رسمی بودن و جدیت در فرم و محتوا منعکس باشد.
در تصویر زیر، نمونه‌ای از یک نامه اداری را برای‌تان آورده‌ایم. به تصویر نگاه کنید، سپس توضیحات پیرامون آن را در زیر تصویر بخوانید:
هنگام نوشتن نامه رسمی چه نکاتی را رعایت کنیم؟
هنگام نوشتن نامه رسمی انگلیسی، باید یک سری قوانین و اصول را رعایت کنید. دانستن این قوانین و رعایت‌شان باعث می‌شود نامه رسمی انگلیسی‌تان لحن حرفه‌ای را داشته باشد و گیرنده نیز بتواند به راحتی، به منظورتان پی ببرد. همچنبن یادتان باشد که نامه‌تان باید کاملاً شفاف و واضح باشد، عاری از هر گونه پیچیدگی. علاوه بر این‌ها، نامه رسمی انگلیسی نباید خیلی طولانی و حاوی اطلاعات غیرضروری باشد.
اما نکات مروبط به نوشتن نامه اداری انگلیسی فقط محدود به این موارد نیست. در ادامه، این اصول را قدم به قدم برای‌تان گفته‌ایم:
نام و اطلاعات تماس‌تان را در نامه رسمی بنویسید
آدرس برگشتی یا return address را در گوشه سمت راست بالای نامه رسمی بنویسید. آدرس برگشتی معمولاً آدرس فرستنده است، اما می‌توانید آدرس دیگری را نیز بنویسید.
نام و آدرس گیرنده را داخل نامه بنویسید
نام و آدرس گیرنده را درون نامه بنویسید. آدرس گیرنده را سمت چپ نامه بنویسید. معمولاً اصل نامه از زیر همین آدرس شروع می‌شود.
تاریخ را داخل نامه بنویسید
تاریخ نوشتن نامه را می‌توانید در هر کجای نامه که خواستید بنویسید. برخی از اشخاص تاریخ را در سمت راست نامه یا سمت چپ آن و خط بعد از آدرس گیرنده می‌نویسند. در نامه رسمی انگلیسی، نام ماه را بنویسید.
ادای احترام را فراموش نکنید
اگر می‌خواهید نامه رسمی انگلیسی بنویسید، نباید ادای احترام را فراموش نکنید. این بخش از نامه رسمی انگلیسی را Salutation مینامند. اگر نام گیرنده را می‌دانید، از عنوان‌های Sir و Madam استفاده کنید، سپس نامشان را بنویسید. یادتان باشد که در این بخش، نباید زیادی صمیمی یا غیررسمی باشید.
به مثال‌های زیر توجه کنید.
اگر نام گیرنده را نمی‌دانید، به شیوه زیر عمل کنید.
Dear Madam,
Dear Sir,
Dear Sir or Madam,
البته توصیه ما به شما این است که حتما نام گیرنده را بپرسید:
اگر نام گیرنده نامه را می‌دانید از این عناوین استفاده کنید: Mr, Mrs, Miss or Ms, Dr و مواردی از این دست. وقتی از این عناوین استفاده می‌کنید، فقط از نام خانودگی استفاده کنید، نیازی نیست به سراغ نام بروید.
اگر قرار است به زنی که نمی‌دانید Mrs است یا Miss، باید از عنوان Ms استفاده کنید. این عنوان برای زنان مجرد و متأهل قابل استفاده است. به مثال‌های زیر توجه کنید:
Dear Mr Jenkins,
Dear Ms Hamers,
Dear Mrs Hutchins,
Dear Miss Davis,
Dear Dr Green,
بدنۀ نامه رسمی انگلیسی را بنویسید
محتوای نامه رسمی باید شفاف و واضح باشد و مرتبط با هدف نامه باشد. در نامه رسمی انگلیسی، به هیچ وجه، اطلاعات اضافه را نگنجانید. همچنین اصلا به فکر استفاده از زبان غیررسمی نباشید.
مستقیم و فارغ از پیچیدگی صحبت کنید. در واقع، باید مختصر و مفید بنویسید و به فکر اطناب نباشید.
اولین پاراگراف نامه رسمی انگلیسی باید کوتاه و مختصر باشد و گویای هدف نامه باشد.
در پاراگراف بعدی، اطلاعات دیگری را اضافه کنید. اکثر نامه‌های انگلیسی کوتاه هستند، بنابراین در این نامه‌ها، باید روی اطلاعات ضروری متمرکز شوید و نامه‌تان را خیلی منطقی سازمان‌دهی کنید و به فکر شرح و بسط اضافه نباشید.
در پاراگراف آخر، بگویید از گیرنده چه انتظاری دارید.
پایان بندی نامه را فراموش نکنید
در ابتدا، اصول ادای احترام را برای‌تان گفتیم. در انتها، باید به فکر پایان بندی نامه باشید.
اگر نام گیرنده را نمی‌دانید، باید از ‘Yours faithfully’ استفاده کنید.
اگر نام گیرنده را می‌دانید، از عبارت Yours sincerely استفاده کنید.
نامه را امضا کنید
نام‌تان را در انتهای نامه بنویسید و زیرش را امضا کنید و نام‌تان را در انتهای نامه بنویسید. نام‌تان را با حروف بزرگ بنویسید. اگر فکر می‌کنید ممکن است گیرنده نامه متوجه جسنیت شما نشود، بهتر است عنوان را داخل قلاب بگذارید.
شماره تماس و آدرس ایمیل‌تان را نیز می‌توانید در این بخش بنویسید.
سخن آخر
تا به اینجا، همه چیز درباره نوشتن نامه اداری انگلیسی را برای‌تان گفتیم. هنگام نوشتن نامه اداری، اصول نامه نگاری رسمی انگلیسی را به یاد بسپارید تا بتوانید نامه‌ای صحیح و خوانا بنویسید. پس از اتمام نگارش نامه، یک بار دیگر، کل نامه را بخوانید و دستور زبان و املای واژگان را بررسی کنید. مطمئن شوید همه چیز خوب پیش رفته است.